El trámite más inútil....los procesos y el buen gobierno
28/01/09 11:52 Filed in: BPM y Gobierno
La iniciativa del gobierno federal para identificar el trámite más inútil, demostró áreas de oportunidad enormes para mejorar la experiencia ciudadana. ¿Qué sigue?
Por: Daniel Cruz Harris
El trámite más inútil...los procesos y el buen gobierno.
A finales del año pasado, el gobierno Mexicano propuso un concurso en el marco del Programa Especial de Mejora de la Gestión en la Administración Pública Federal 2008-20012 coordinado por la Secretaría de la Función Pública para que los ciudadanos denunciaran los trámites más engorrosos e inútiles a nivel federal, estatal y municipal y así condecorar al trámite más inútil. Según el jurado de este concurso, se recibieron 21,113 participaciones de los cuales, tras eliminar duplicados, incompletos y registros provenientes de instituciones privadas, quedó una base de datos conformada por 18,519 registros de trámites inútiles.
Este concurso representa un gran paso del gobierno buscando la manera de ofrecer un servicio público de mejor calidad y transparencia a la ciudadanía. En cualquier acción de análisis de desempeño de una empresa (Pública o Privada), el primer paso consiste en identificar los puntos críticos o desviaciones alejan el resultado final de lo que originalmente se desea. Los resultados de este concurso ayudan a ilustrar las dimensiones del enorme área de oportunidad que tienen nuestros servidores públicos para atenuar el impacto con la mayor eficacia y eficiencia posibles, cambiando así en forma muy positiva la calidad de vida nacional además de economizar importantemente en los costos de las instituciones.
En su informe, el jurado conformado por ciudadanos reconocidos por su trayectoria indicó: “El jurado coincidió en la importancia de que la autoridad revise los procedimientos vinculados con estos trámites a nivel nacional y acordó establecer un mecanismo de seguimiento para las acciones vinculadas con este ejercicio”. Por inviable que parezca la tarea para nuestras instituciones, éstas podrán demostrar resultados de alto impacto siguiendo métodos probados de mejora de procesos tales como SIX SIGMA o BPM. A final de cuentas, cada trámite es un proceso.
El siguiente paso podrá consistir en separar y asignar los registros a cada instancia de gobierno responsable. Una vez en manos de la dependencia, ésta deberá realizar una clasificación concienzuda de la lista de trámites (siempre anteponiendo la vivencia del ciudadano al realizar el trámite) considerando estos factores: importancia o necesidad de acuerdo a la misión de la entidad; utilidad; impacto en tiempo y costo al ciudadano e impacto en tiempo y costo a la entidad. Sugerimos que en cada instancia se forme un grupo multidisciplinario como los denominados Centros de Excelencia. En un primer filtro, seguramente habrán muchos trámites que se podrán eliminar de facto sin ninguna repercusión. Estos podrán entrar en un programa de eliminación de trámites a corto plazo. Con los trámites restantes de este análisis se podrán identificar los más críticos y de mayor impacto a revisar y mejorar. Conviene iniciar sólo con dos o tres trámites. Paulatinamente se hará más fácil integrar otros en una iniciativa que debe ser mantenida y promovida por los directores de manera continua. Aplicando BPM en esta iniciativa, se aseguran resultados, facilitando la automatización, el control y la mejora continua en nuestras instituciones.
El trámite más inútil...los procesos y el buen gobierno.
A finales del año pasado, el gobierno Mexicano propuso un concurso en el marco del Programa Especial de Mejora de la Gestión en la Administración Pública Federal 2008-20012 coordinado por la Secretaría de la Función Pública para que los ciudadanos denunciaran los trámites más engorrosos e inútiles a nivel federal, estatal y municipal y así condecorar al trámite más inútil. Según el jurado de este concurso, se recibieron 21,113 participaciones de los cuales, tras eliminar duplicados, incompletos y registros provenientes de instituciones privadas, quedó una base de datos conformada por 18,519 registros de trámites inútiles.
Este concurso representa un gran paso del gobierno buscando la manera de ofrecer un servicio público de mejor calidad y transparencia a la ciudadanía. En cualquier acción de análisis de desempeño de una empresa (Pública o Privada), el primer paso consiste en identificar los puntos críticos o desviaciones alejan el resultado final de lo que originalmente se desea. Los resultados de este concurso ayudan a ilustrar las dimensiones del enorme área de oportunidad que tienen nuestros servidores públicos para atenuar el impacto con la mayor eficacia y eficiencia posibles, cambiando así en forma muy positiva la calidad de vida nacional además de economizar importantemente en los costos de las instituciones.
En su informe, el jurado conformado por ciudadanos reconocidos por su trayectoria indicó: “El jurado coincidió en la importancia de que la autoridad revise los procedimientos vinculados con estos trámites a nivel nacional y acordó establecer un mecanismo de seguimiento para las acciones vinculadas con este ejercicio”. Por inviable que parezca la tarea para nuestras instituciones, éstas podrán demostrar resultados de alto impacto siguiendo métodos probados de mejora de procesos tales como SIX SIGMA o BPM. A final de cuentas, cada trámite es un proceso.
El siguiente paso podrá consistir en separar y asignar los registros a cada instancia de gobierno responsable. Una vez en manos de la dependencia, ésta deberá realizar una clasificación concienzuda de la lista de trámites (siempre anteponiendo la vivencia del ciudadano al realizar el trámite) considerando estos factores: importancia o necesidad de acuerdo a la misión de la entidad; utilidad; impacto en tiempo y costo al ciudadano e impacto en tiempo y costo a la entidad. Sugerimos que en cada instancia se forme un grupo multidisciplinario como los denominados Centros de Excelencia. En un primer filtro, seguramente habrán muchos trámites que se podrán eliminar de facto sin ninguna repercusión. Estos podrán entrar en un programa de eliminación de trámites a corto plazo. Con los trámites restantes de este análisis se podrán identificar los más críticos y de mayor impacto a revisar y mejorar. Conviene iniciar sólo con dos o tres trámites. Paulatinamente se hará más fácil integrar otros en una iniciativa que debe ser mantenida y promovida por los directores de manera continua. Aplicando BPM en esta iniciativa, se aseguran resultados, facilitando la automatización, el control y la mejora continua en nuestras instituciones.